Neuvontaklinikka

Kaikessa liiketoiminnassa, ja näin myös esimerkiksi datasopimuksissa, on olennaista tunnistaa käsiteltävän tiedon luonne, sisältö, lähde ja käyttötarkoitukset. Tärkeää on myös huomata, että on eri asia, onko kyseessä henkilöä koskeva tieto tai muu liiketoimintaan liittyvä tieto. Henkilötietojen osalta yrityksen on myös tiedettävä tiedon alkuperä sekä määritettävä ja dokumentoitava tietojen keräämisen ja käsittelyn tavoite eli tietojen käyttötarkoitus.

Mikäli kyseessä on henkilötieto, on uuden tietosuoja-asetuksen kannalta olennaista määritellä muun muassa käsittelyn perusteet ja elinkaari. Samalla pitää pystyä toteuttamaan kaikki rekisteröityjen oikeudet henkilötietoihin liittyen. Yritysten on myös pystyttävä osoittamaan kattavasti, että tiedon hallinta henkilötietojen osalta noudattaa uutta sääntelyä.

Yritysten on tunnistettava henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn liittyvät sopimukset tai muut ehdot, ja kuinka henkilötietoja käsitellään kolmansien osapuolten kanssa. Olennaista on sopimusten ja lainsäädännön tarkistaminen eli ovatko kerätyt tiedot nk. ”puhtaita” ja voiko niitä käyttää. Uusien sopimusten lisäksi myös nykyisiä kumppanisopimuksia voi olla tarvetta muuttaa, käyttöehtoja päivittää ja/tai hankkia suostumuksia yksittäisiltä tahoilta.

Myös hankkeeseen osallistuvien kanssa tehtävissä sopimuksissa tulisi huomioida datan käyttö hankkeen jatkovaiheessa. Esimerkiksi arkkitehtitoimiston kanssa laadittavassa suunnittelusopimuksessa olisi syytä määritellä hankkeeseen mahdollisesti liittyvä data ja sopia siitä, kenellä on oikeus käyttää dataa ja/tai millä edellytyksillä ja mitä dataa voidaan luovuttaa projektin valmistuttua loppukäyttäjälle eli ostajalle. Näin osapuolilla on jo etukäteen tiedossa esimerkiksi se, mitä dataa pidetään sellaisena liikesalaisuutena, ettei sitä voi hankkeen ostajalle myöhemmin luovuttaa. Yksi sopimustekninen edellytys voi olla esimerkiksi salassapito, eli voidaan sopia, että tietty data voidaan luovuttaa ostajalle vain siinä tapauksessa, että ostaja sitoutuu kyseisen datan osalta salassapitosopimukseen tai -ehtoon.

Ostajan kanssa tehtävässä sopimuksessa keskeistä on, ettei se ole (datan luovuttamista koskevilta osin) ristiriidassa muiden hankkeeseen liittyvien sopimusten kanssa. Ts. sopimusteitse ei voida asettaa sellaisia velvoitteita datan luovuttamiseen liittyen, että syntyy ristiriita muiden hankkeen toteuttamiseen osallistuvien kanssa tehtyjä sopimuksia koskien. Mikäli esimerkiksi jokin data on suunnittelusopimuksessa määritelty arkkitehtitoimiston liikesalaisuudeksi, eikä sitä saa luovuttaa hankkeen loppukäyttäjälle edes salassapidon ehdoin, ei myöskään ostajan kanssa tehtävässä sopimuksessa voida sitoutua luovuttamaan kyseistä dataa. Ristiriitaiset sopimusmääräykset aiheuttavat pahimmassa sopimusrikkomuksen ja vahingonkorvausvelvollisuuden.

Lisäksi datan luonteesta riippuen on syytä huomioida myös mm. tietosuojalainsäädännön asettamat vaatimukset.

Vastannut: Lakiklinikan asiantuntijat