Neuvontaklinikka

Kysymys:

Turvallisuusdokumenttien, kuten pelastussuunnitelman tai räjähdyssuojausasiakirjan käytettävyyden parantaminen. Ovatko nämä dokumentit esitettävissä ns. one-pager -lähestymistavan avulla, jossa pitkän dokumentin sijasta olennaiset tiedot tiivistetään (yleensä pohjapiirustusta tai asemapiirustusta hyödyntäen) yhdelle sivulle. Millaisia rajoituksia tai mahdollisuuksia lainsäädäntö antaa tällä hetkellä sekä Suomessa että muualla Euroopassa näiden dokumenttien muokkaamiseen käytettävämpään suuntaan?

Vastaus:

Räjähdyssuojausasiakirjan laatimisvelvollisuus perustuu direktiiviin 1999/92/EY. Myös pelastussuunnitelman osalta on annettu EU-lainsäädäntöä (direktiivi 2012/18/EU), tosin vain pelastuslaitoksen laatimisvastuulla olevaa ulkoista pelastussuunnitelmaa koskien. Vaikka direktiiveillä pyritään EU:n jäsenvaltioiden lainsäädäntöjen yhdenmukaistamiseen, ne yleisesti ottaen säätävät ainoastaan vähimmäistason, joka jäsenvaltioiden tulee saavuttaa. Siten kansallisten lainsäädäntöjen välillä saattaa olla merkittäviäkin eroja, mistä johtuen voimme ottaa kantaa ainoastaan kotimaiseen lainsäädäntöön.

Pelastussuunnitelman laatimisvelvollisuudesta ja sen sisällöstä säädetään pelastuslaissa sekä valtioneuvoston asetuksessa pelastustoimesta. Pelastussuunnitelmassa tulee olla selostus mm. vaarojen ja riskien arvioinnin johtopäätelmistä, rakennuksen ja toiminnassa käytettävien tilojen turvallisuusjärjestelyistä sekä asukkaille ja muille henkilöille annettavista ohjeista onnettomuuksien ehkäisemiseksi ja onnettomuus- ja vaaratilanteissa toimimiseksi.

Tietojen esittämistapaa ei sen sijaan ole määrätty. Pelastussuunnitelma tulee pystyä esittämään esimerkiksi alueelliselle palolaitokselle palotarkastuksen yhteydessä. Pelastussuunnitelma on pidettävä ajan tasalla, joten sen tulee olla muokattavissa. Lisäksi on huomioitava alueellisen pelastuslaitoksen ylläpitämä valvontarekisteri, johon pelastussuunnitelmia saadaan lain mukaan tallentaa: one-pager -mallisen pelastussuunnitelman tulee olla tallennettavissa rekisteriin.

Lähtökohtaisesti pelastussuunnitelma voidaan toteuttaa one-pager -lähestymistavalla, kunhan se sisältää lain edellyttämät tiedot ja on käytettävissä ja muokattavissa edellä mainitulla tavalla.

Räjähdyssuojausasiakirjasta puolestaan säädetään laissa vaarallisten kemikaalien ja räjähteiden käsittelyn turvallisuudesta sekä valtioneuvoston asetuksessa räjähdyskelpoisten ilmaseosten työntekijöille aiheuttaman vaaran torjunnasta. Se on laadittava ennen sellaisen työn aloittamista, jossa saattaa esiintyä räjähdyskelpoisten ilmaseoksien aiheuttamia vaaroja. Asiakirjaa on tarkistettava, jos työskentelytilaa, työvälineitä tai työjärjestelyjä muutetaan olennaisesti. Räjähdyssuojausasiakirja voi olla joko itsenäinen asiakirja tai osana muuta työpaikalla laadittavaa turvallisuusasiakirjaa. Siten se voidaan esimerkiksi liittää osaksi pelastussuunnitelmaa.

Räjähdyssuojausasiakirjan tulee sisältää selvitys mm. räjähdysvaaran arvioinnista, räjähdysvaaran luokittelusta tiloittain ja tilojen merkinnästä, laitteiden asianmukaisuudesta, työvälineiden turvallisen käytön valvonnasta sekä suojaustoimenpiteiden toteuttamisesta. Asiakirjan tulee olla muokattavissa ja esitettävissä mahdollisessa viranomaistarkastuksessa. Tarkempia muotomääräyksiä ei räjähdyssuojausasiakirjalle ole annettu. One-pager -tapa on räjähdyssuojausasiakirjankin osalta hyväksyttävä tekniikka, edellyttäen luonnollisesti, että asiakirja sisältää kaikki lain vaatimat tiedot ja että se on muokattavissa ja esitettävissä viranomaisille.​

Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 16 § toteaa, että päätösasiakirja voidaan allekirjoittaa sähköisesti. Viranomaisen on allekirjoitettava asiakirja kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella tai muuten sellaisella tavalla, että asiakirjan alkuperäisyydestä ja eheydestä voidaan varmistua. Lain 21 §:n mukaan sähköinen asiakirja on arkistoitava siten, että sen alkuperäisyys ja säilyminen sisällöltään muuttumattomana voidaan myöhemmin osoittaa.

Tähän liittyy vielä mainitun lain 17 §, jonka mukaan asianosaisella on päätösasiakirjassa olevan viranomaisen sähköisen allekirjoituksen voimassaoloajan päätyttyä oikeus pyynnöstä saada maksutta päätösasiakirjan jäljennös. Lain esitöissä on nimittäin selvitetty (vuonna 2002), että silloiset sähköiset allekirjoitukset olivat aina voimassa vain jonkun tietyn ajan, esim. kolme vuotta, jonka ajan varmenne oli voimassa.

Lähtökohtaisesti pelkästään sähköisesti allekirjoitettu asiakirja on riittävä, kunhan se voidaan arkistoida niin, että sen alkuperäisyys ja sisällön muuttumattomuus voidaan osoittaa. Tämä edellyttää esimerkiksi, että sähköinen allekirjoitus ei vanhene. Riippuu sähköisen allekirjoituksen kirjaamistavasta, tarvitseeko erillistä manuaalista kappaletta laatia. Varsinaisesti laki ei tosin edellytä, että paperiarkistossa on oltava manuaalisesti allekirjoitettu versio, kunhan virallinen sähköisesti tai manuaalisesti allekirjoitettu päätös on saatavissa sähköisen allekirjoituksen voimassaoloajan päätyttyä.  Allekirjoitusmenetelmät ovat kehittyneet vuodesta 2002, joten merkityksellistä on se, millainen sähköinen allekirjoitustapa on käytössä.

Toisin sanoen manuaalista allekirjoitettua paperia ei tarvita, jos sähköinen päätös voidaan arkistoida luotettavasti niin, että siitä saadaan aina jäljennös myöhemmin.

Perustuslain turvaamaan julkista asiakirjaa koskevaan tiedonsaantioikeuteen katsotaan sisältyvän se, ettei oikeuden käyttämisestä aiheudu kuluja. Siten pääsääntö on, että tiedonsaanti viranomaisen asiakirjoista on maksutonta. Periaate ei kuitenkaan ole poikkeukseton. Julkisuuslaissa säädetään julkisten asiakirjojen toimittamisesta perittävistä maksuista. Lakia sovelletaan myös kuntaan ja sen toimielimiin, mukaan lukien rakennusvalvontaviranomaiset.

Kun asiakirja ei ole valmiiksi sähköisessä muodossa, on maksun periminen sallittua. Rakennusvalvontaviranomaisen säilyttämät paperiset asiakirjat, kuten kartat ja rakennuspiirustukset, ovat usein A4-kokoa isompia. Tällaisten asiakirjojen muuttaminen sähköiseen muotoon sähköpostitse lähettämistä varten aiheuttaa viranomaiselle ylimääräisiä kustannuksia, joista maksun periminen on julkisuuslain mukaan sallittua. Maksu ei saa olla suurempi kuin ne tosiasialliset kustannukset, joita viranomaiselle asiakirjan toimittamisesta aiheutuu. Asiakirjasta ei sen sijaan peritä maksua silloin, kun julkinen sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse.

Lisäksi tulee huomata, että kunta on saattanut myös ulkoistaa kuntalain 9 §:n sallimissa rajoissa rakennuspiirustusten sähköisen hallinnoinnin, arkistoinnin ja luovutuksen yksityiselle palvelun tarjoajalle, jolloin palvelua tarjoaa joku muu kuin kunta itse.